Neukonzeption von Werkzeugen und Formaten sowie Beratung zur internen Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften der Bayrischen Straßenbauverwaltung

Die Mitarbeitenden der Abteilung Straßen- und Brückenbau des Bayerischen Staatsministeriums für Wohnen, Bau und Verkehr sind in zahlreichen Dienststellen dezentral organisiert. Die Herausforderung besteht darin, ihre Kommunikationsbedürfnisse entsprechend den individuellen Erwartungen an interne Services sowie an die Organisationskultur und entsprechend den heutigen digitalen Möglichkeiten zu decken.

In einer Evaluationsphase identifiziert Lots* die Anspruchsgruppen und charakterisiert deren Anforderungen. Wir analysieren Maßnahmen, Instrumente und Ressourcen der internen Kommunikation, die die vorgestellten Erwartungen langfristig erfüllen und sicherstellen sollen. Vorgabe ist, mit eigenen Ressourcen und Bordmitteln des Staatsministeriums kontinuierlich zu kommunizieren. Auch sollen die Informationen schnell und zuverlässig zur Verfügung stehen und gleichzeitig wertschätzend und klar kommuniziert werden.

Interner digitaler Newsletter

Die Inhalte und Themen der Bayerischen Straßenbauverwaltung vermittelt bereits ein interner digitaler Newsletter, den wir technisch, inhaltlich und grafisch neu konzipieren. Die redaktionellen Anteile berücksichtigen neben einem Fach- und Wissenstransfer zunehmend weiche Faktoren, die die Zufriedenheit und Motivation stärken und Neugierde für die Arbeit der Abteilung und der Dienststellen wecken sollen. Mit dem Ziel, den Newsletter in regelmäßigen Abständen ressourcenschonend und routiniert umzusetzen,
definieren und implementieren wir die notwendigen internen Arbeitsabläufe sowie entsprechende Redaktions- und Mailingtools in Zusammenarbeit mit dem IT-Dienstleistungszentrum des Staatsministeriums. Lots* schult das Redaktionsteam zur redaktionellen Themenaufbereitung und zur Handhabung von Redaktions- und Mailingtool.

Integration eines Informationskanals

Für die Kommunikation zwischen der Abteilungsleitung und der Führungsebene der Dienststellen unterstützen wir die Bayrische Straßenbauverwaltung darüber hinaus beim Einrichten eines Informationskanals. Im Vordergrund stehen Sicherheit, technische Machbarkeit ohne neue IT-Infrastruktur, komfortable Handhabung sowie die soziale Akzeptanz des Kanals.

Dieser ist für Themen reserviert, die schnell sowie vertraulich verteilt und besprochen werden können. In einer Analysephase verdeutlichen wir die internen Kommunikationswege in Form eines Flussdiagramms und beraten darauf aufbauend zu Werkzeugen wie E-Mail, Telefon und Chat, wobei wir Chancen, Risiken, Aufwand und Nutzen abwägen. Nach Wahl eines geeigneten Kanals, erstellen wir in einem übersichtlichen Faktenblatt Regularien für dessen konfliktfreie Nutzung und begleiten die Implementierung im Austausch mit dem IT-Dienstleistungszentrum.